Nueva política de agendamiento y cancelación de citas 2025
En Clínica para la Familia, trabajamos continuamente para ofrecer un servicio de calidad a todos nuestros pacientes. Sin embargo, en los últimos años hemos enfrentado desafíos importantes, como largas listas de espera que dificultan la atención oportuna y la continuidad de los procesos terapéuticos. Además, hemos notado un elevado índice de cancelaciones a última hora y ausencias injustificadas, lo que genera que cada profesional pierda aproximadamente un 30% de sus espacios disponibles al mes. Esto no solo impacta negativamente en la eficiencia de nuestro servicio, sino también en la posibilidad de brindar atención a otros pacientes que esperan con urgencia un espacio en nuestra agenda.
Nuestro anhelo es tener una comunicación fluida con nuestros pacientes, en donde podamos confirmar o cancelar las citas oportunamente, asegurando que todos puedan recibir una atención adecuada y en el momento necesario. Para mitigar estos efectos y garantizar un mejor aprovechamiento de los recursos, hemos implementado una política de cancelación y agendamiento que busca beneficiar tanto a nuestros pacientes como a nuestra organización. Agradecemos su comprensión y apoyo en este proceso

Política de Cancelación y Agendamiento de Citas
En Clínica para la Familia, trabajamos continuamente para ofrecer un servicio de calidad a todos nuestros pacientes. Sin embargo, en los últimos años hemos enfrentado desafíos importantes, como largas listas de espera que dificultan la atención oportuna y la continuidad de los procesos terapéuticos. Además, hemos notado un elevado índice de cancelaciones a última hora y ausencias injustificadas, lo que genera que cada profesional pierda aproximadamente un 30% de sus espacios disponibles al mes. Esto no solo impacta negativamente en la eficiencia de nuestro servicio, sino también en la posibilidad de brindar atención a otros pacientes que esperan con urgencia un espacio en nuestra agenda.
Nuestro anhelo es tener una comunicación fluida con nuestros pacientes, en donde podamos confirmar o cancelar las citas oportunamente, asegurando que todos puedan recibir una atención adecuada y en el momento necesario. Para mitigar estos efectos y garantizar un mejor aprovechamiento de los recursos, hemos implementado una política de cancelación y agendamiento que busca beneficiar tanto a nuestros pacientes como a nuestra organización. Agradecemos su comprensión y apoyo en este proceso
- Objetivo de la Política
Nuestro objetivo es garantizar la eficiencia en el uso del tiempo, reducir el impacto económico generado por las cancelaciones tardías y brindar mayores oportunidades de agendamiento a los pacientes que desean obtener una cita pronta. Asimismo, buscamos fomentar el compromiso y la responsabilidad en el manejo de las citas asignadas.
- Lineamientos Generales
- Cancelaciones con Anticipación:
- Solicitamos que las cancelaciones o reprogramaciones se realicen con al menos 24 horas de antelación.
- Este tiempo es esencial para notificar a los pacientes en lista de espera y permitirles ocupar el espacio disponible.
Las cancelaciones o solicitudes de reprogramación podrán realizarse a través de algunos de los siguientes canales:
- Llamada telefónica +57 313 5190257
- Correo electrónico [email protected]
- Sistema de mensajería instantánea de la clínica (WhatsApp) +57 313 5190257
- Confirmación de Citas:
- Las citas deben ser confirmadas dentro del tiempo estipulado por el personal administrativo de la Clínica.
- En caso de no presentarse a una cita previamente confirmada sin notificación, se aplicarán las medidas descritas en la Sección 3.
- Pacientes en Lista de Espera:
- Implementamos un sistema de notificación para pacientes en lista de espera, quienes serán informados sobre la disponibilidad de citas liberadas.
- Cláusulas Específicas
- Penalización por Inasistencia Injustificada : En caso de que el usuario no asista a su cita programada y no realice la cancelación dentro del plazo estipulado:
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- Se aplicará un cargo correspondiente al 25% del valor de la consulta.
- El pago de esta penalización será requisito para agendar futuras citas.
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- Reiteración de Ausencias:
- En casos de múltiples inasistencias injustificadas (en la tercera inasistencia) se limitará temporalmente la capacidad de agendar citas hasta que se garantice el cumplimiento de las condiciones establecidas.
- Excepciones: No se aplicará penalización en los siguientes casos:
- Cuando el usuario informe su imposibilidad de asistir debido a una causa de fuerza mayor, debidamente justificada (por ejemplo, enfermedad, accidente, emergencias familiares).
- Si la clínica es responsable de la cancelación o reprogramación por cualquier motivo.
* La Clínica se compromete a cumplir con la atención de las citas agendadas, garantizando la disponibilidad de los profesionales y los espacios programados. En caso de requerir una modificación de cita, la Clínica hará todo lo posible por notificar al usuario con un tiempo mínimo de 24 horas de antelación, ofreciendo alternativas de reprogramación en horarios disponibles que se ajusten a las necesidades del usuario.
Sin embargo, en situaciones excepcionales que se encuentren fuera del control de la Clínica, como incapacidades médicas de los profesionales, emergencias, o eventos de fuerza mayor, y que imposibiliten cumplir con el tiempo de aviso establecido, el usuario entenderá que dichas circunstancias constituyen una excepción al cumplimiento de este plazo. La Clínica, en estos casos, se compromete a ofrecer alternativas para reprogramar la atención en el menor tiempo posible, priorizando siempre el bienestar y la continuidad del servicio.
Reconocemos que pueden surgir imprevistos. Por ello, evaluaremos cada situación de manera individual, priorizando siempre una comunicación abierta y cercana con nuestros pacientes.
4. Agendamiento de Citas Múltiples
En caso de que el paciente desee garantizar el agendamiento de más de una cita (citas múltiples), será requisito tomar un paquete de citas ofrecido por la Clínica. Esto garantizará la disponibilidad y reserva masiva de los espacios solicitados.
Si el usuario decide no adquirir un paquete de citas, deberá realizar el pago total anticipado de las citas agendadas al momento de su programación. Esta medida asegura la adecuada gestión de la agenda y la disponibilidad equitativa para todos nuestros usuarios
5. Recordatorios de Citas
Para reducir inasistencias, la clínica enviará recordatorios a los usuarios con un mínimo de 24 horas de antelación a la cita mediante:
- Mensajes de texto (SMS).
- Correos electrónicos.
- Llamadas telefónicas o WhatsApp.
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- Pérdida del Beneficio de Agendamiento sin Pago:
- Si un paciente no se presenta a una cita confirmada y no cancela con la debida anticipación, deberá realizar el pago de la penalidad y a partir de la fecha deberá pagar por adelantado para poder agendar nuevas citas.
- Beneficios de esta Política
- Disponibilidad Oportuna: Incrementamos las posibilidades de asignar citas a pacientes que esperan por una atención pronta.
- Uso Eficiente de los Recursos: Garantizamos el aprovechamiento del tiempo de nuestros profesionales.
- Compromiso Mutuo: Promovemos una relación basada en la responsabilidad y el respeto por el tiempo de todos los involucrados.
- Concientización del Usuario
Promovemos la responsabilidad de nuestros pacientes con las siguientes acciones:
- Informar en todo momento sobre la importancia de asistir a las citas programadas para mantener la continuidad de los tratamientos.
- Hacer énfasis en la optimización de recursos y respeto por el tiempo de otros pacientes y del personal de la clínica.
- Consentimiento del Usuario
- Al agendar una cita, el usuario acepta esta política de cancelación y reprogramación.
- Los términos serán informados de manera explícita en el momento de la programación de la cita mediante:
- Un aviso visible en la recepción de la clínica.
- Mensajes en medios electrónicos (correo o mensajes de texto).
- Entrada en Vigencia
Esta política entra en vigencia a partir del 1 de marzo de 2025 y será revisada periódicamente para garantizar su cumplimiento y efectividad. - Comunicación y Acompañamiento
Estamos comprometidos a brindar información clara y oportuna sobre esta política. Nuestro equipo administrativo está disponible para resolver dudas y ofrecer alternativas en caso de situaciones imprevistas.
Agradecemos su comprensión y colaboración en el cumplimiento de esta política, la cual nos permite seguir trabajando por el bienestar de nuestros pacientes y garantizar la calidad de nuestros servicios.
Clínica para la Familia Comprometidos con tu bienestar y el de tu familia.